sábado, 26 de septiembre de 2015

FORMULARIOS

Los formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción, modificación y eliminación), pueden ser usados tanto con tablas como con consultas.

CREAR UN FORMULARIO USANDO EL ASISTENTE

Para crear un formulario usando el Asistente haremos clic en la opción  de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Crear.


Se verá el siguiente cuadro de diálogo en el que seleccionaremos los campos de las distintas tablas que usaremos en el formulario y luego se hace clic  en Siguiente.



En la siguiente pantalla seleccionaremos la distribución que deberá tener (se deja: En Columnas), y haremos clic en Siguiente:


En este punto daremos un nombre al formulario, seleccionaremos una de las dos opciones disponibles, pero como no se han ingresado datos, entonces dejamos activa la opción que por defecto está seleccionada y pulsaremos el botón Finalizar:


Si en la pantalla anterior habíamos seleccionado la opción Modificar el diseño del formulario se abrirá el formulario creado en la Vista Diseño:


Pero como se seleccionó la opción Abrir el formulario para ver o introducir información se cerrará el Asistente y se abrirá el formulario que hemos creado:


Para movernos por los registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo veremos:

Esto nos muestra información sobre la tabla o consulta que estemos usando a través del formulario: según la imagen de ejemplo hay siete registros en total, y estamos situados en el tercero. 

Para buscar y reemplazar un dato haremos clic en los iconos Buscar y Reemplazar respectivamente, y en el cuadro de dialogo que nos aparece seleccionaremos las opciones deseadas.
 


Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y después de editarlo pasar al siguiente, o hacer clic en el icono.  


Si después de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que contenía antes, haremos clic en el icono  o pulsaremos la combinación de teclas Control + Z.

Para eliminar un registro en un formulario haremos clic en el icono Eliminar y seleccionaremos la opción Eliminar registro:


IMPORTANTE: después de borrar un registro no podremos recuperarlo.


jueves, 17 de septiembre de 2015

CREAR UNA TABLA EN ACCESS


Una base de datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.

Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.

CÓMO CREAR UNA TABLA EN ACCESS

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.


Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.



DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente información:



El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.



Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.



Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.



Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.



Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.



Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado.



Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.



De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero ¡aún hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para salvar la nueva tabla.



Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.




CREACION DE TABLAS


jueves, 10 de septiembre de 2015

ACCESS 2010 - BASICO

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos organizados en filas y columnas. Access 2010 es una base de datos relacional, con lo que aún estando los datos guardados en tablas diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede contener datos de clientes y otra de las facturas enviadas.

Objetos de una base de datos TIPO
DESCRIPCIÓN
Tablas
Son los objetos básicos, en los que se almacena la información. Sobre ellas actúan el resto de los objetos.
Consultas
A través de ellas podemos obtener la información deseada de las tablas de forma selectiva (como por ejemplo, los clientes desde el código 1 al 48 o los pedidos realizados en tal fecha por nuestros clientes).
Formularios
Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informes
Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.


CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2010

Para abrir Microsoft Access 2010 hemos de ir a:

·         Inicio.
·         Todos los programas.
·         Microsoft Office.
·         Microsoft Access 2010.

Luego, estando en Access procedemos a crear una base de datos, realizando el siguiente proceso:


  •  En la ventana activa de Archivo hacemos click en Base de datos en blanco y después en Crear.




  • En la parte inferior derecha de la ventana se nos indica el nombre que se le dará por defecto y en qué carpeta será creada.

  •  Podremos darle otro nombre antes de guardarla, y haciendo click en el icono 
      se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que podremos seleccionar otra carpeta para guardarla, así como especificar la versión de base de datos con la que deseamos trabajar.
Los archivos de base de datos de Microsoft Access 2010 tienen extensión .accdb.
Una vez creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access 2010.

Para mostrar los diferentes objetos haremos click en el panel “Todos los objetos de Access” situado en la parte izquierda de la ventana.

PLANIFICAR UNA TABLA

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro diferente...
CAMPOS

Cliente
Nombre
Apellidos
Dirección
CPostal
Registro 1  1
Alberto
Arevalo Avila
Calle 24 N° 15 - 35
38156
Registro 2  2
Bernardo
Benavidez Bello
Cra 35 N° 20 – 50
38156
Registro 3  3
Martha
Mendez Mena
Avda Boyacá 35 - 17
38155
Registro 4  4
Pedro
Perez Puerto
Cra 42 N° 20 - 75
38155

Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos de campos que necesitaremos:


TIPO DE CAMPO
DESCRIPCIÓN
Texto
Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
Memo
Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Numérico
Para introducir números.
Fecha/Hora
Para introducir datos en formato fecha u hora.
Moneda
Para introducir datos en formato número de tipo moneda.
Autonumérico
En este tipo de campo, Access 2010 numera automáticamente el contenido
Sí/No
Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE
Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo
Inserta un enlace que nos lleva a una página web
Asistente para búsquedas
Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla.